Zmiana zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej

W dzisiejszym wpisie wyjaśniam jak przebiega zmiana zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej. Dowiesz się kiedy wymagana jest uchwała wspólnoty, a kiedy wystarczy zwykłe wypowiedzenie na piśmie. Warto wiedzieć, że procedura zmiany zarządcy różni się w zależności od wybranego sposobu zarządzania budynkiem we wspólnocie mieszkaniowej. Z wpisu dowiesz się jak przeprowadzić taką zmianę zarówno w przypadku tzw. zarządu właścicielskiego, jak i zarządu „narzuconego” przez dewelopera.

Spis treści

1. Co to jest nieruchomość wspólna?
2. Jak powstaje wspólnota mieszkaniowa?
3. Zarząd właścicielski, a zarząd powierzony
4. Czym się różni zarząd wspólnoty mieszkaniowej od zarządcy nieruchomości
5. Zmiana zarządcy narzuconego przez dewelopera (zarząd powierzony)
   1. Jak przebiega zmiana zarządcy narzuconego przez dewelopera?
   2. Co zrobić, gdy zarządca nie zwoła zebrania wspólnoty?
6. Zmiana zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej (zarząd właścicielski)
7. Podsumowanie
8. Dodatkowe pytania i odpowiedzi:
   1. W jakiej formie ustanowić zarząd powierzony?
   2. Jak sprawdzić, czy w mojej wspólnocie jest zarząd właścicielski, czy powierzony?

Powiązane wpisy na blogu

• Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej. Jak wspólnota podejmuje decyzje?
• Epicki flip. Kiedy wspólnota mieszkaniowa może zlicytować mieszkanie?
• Udział w nieruchomości – cz. 1/2 Na co zwrócić uwagę przed zakupem?
• Wzmianka w księdze wieczystej. Jak bezpiecznie kupić taką nieruchomość?

Co to jest nieruchomość wspólna?

Nieruchomość wspólna to część budynku i gruntu z której mogą korzystać wszyscy właściciele lokali. Chodzi tu przede wszystkim o korytarze, windę, schody, elewację czy dach budynku, ale również instalację C.O., C.W.U.[1] i elektryczną (na korytarzach) oraz piony wodno-kanalizacyjne. Część wspólna to również grunt na którym stoi budynek i umiejscowiony jest np. parking czy altana śmietnikowa. Każdy budynek to de facto dwa odrębne rodzaje nieruchomości, obejmujące:

• grunt z budynkiem,
• lokal mieszkalny.

Każdy ze właścicieli lokalu jest jednocześnie współwłaścicielem gruntu i budynku, dlatego ta część nazywa się nieruchomością wspólną.

Dokładnie wyjaśniam to w tym wpisie na blogu.

Jak powstaje wspólnota mieszkaniowa?

Zasady działania wspólnoty mieszkaniowej znajdziesz w ustawie o własności lokali[2]. Ważny jest tutaj szczególnie art. 6:

Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową.

Dobrym przykładem obrazującym proces powstawania wspólnoty mieszkaniowej jest inwestycja deweloperska.

Przykład

Deweloper wybudował budynek w którym jest 40 lokali mieszkalnych. Z chwilą sprzedaży pierwszego lokalu mamy dwóch współwłaścicieli – nabywcę lokalu i dewelopera, który posiada pozostałe 39 mieszkań. Niezależnie od tego jak szybko będzie przebiegać sprzedaż pozostałych mieszkań, z chwilą nabycia pierwszego lokalu powstaje wspólnota mieszkaniowa. Deweloper nie może już samodzielnie zarządzać budynkiem, ale powinien, wraz z właścicielem sprzedanego lokalu ustanowić zarząd wspólnoty lub zarządcę nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa jest przymusowa, co oznacza, że nie można z niej wystąpić. Każdy właściciel mieszkania jest z mocy prawa członkiem wspólnoty mieszkaniowej.

Zarząd właścicielski, a zarząd powierzony

Zarząd właścicielski

W podanym wyżej przykładzie widać, że są dwa sposoby zarządzania budynkiem wspólnoty. Pierwszy z nich polega na wyborze przez właścicieli lokali jednej lub kilku osób, które będą pełnić funkcję członka zarządu wspólnoty. Taka osoba lub osoby reprezentują wspólnotę i mogą zawierać w jej imieniu umowy np. z dostawcami mediów lub firmami remontowymi. Członkiem zarządu jest najczęściej jeden ze współwłaścicieli (może to być też osoba spoza grona lokatorów[3]). Ta forma nazywa się zarządem właścicielskim.

Zarząd powierzony

Drugi sposób polega na wyborze osoby lub firmy, która będzie w imieniu właścicieli lokali zarządzać budynkiem. Takiego wyboru można dokonać wprost w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokalu (tj. w pierwszej umowie w inwestycji deweloperskiej), albo w odrębnej umowie zawartej później między lokatorami. Co ważne taka umowa będzie wiązać każdego członka wspólnoty. Ta forma z kolei nazywa się zarządem powierzonym.

Zarząd powierzony różni się od właścicielskiego tym, że w tym przypadku to firma zewnętrzna, w imieniu właścicieli lokali zarządza budynkiem. Jest to najczęściej profesjonalny podmiot, który może m.in. zawierać umowy w imieniu wspólnoty, ale również podejmować decyzje w zwykłych sprawach (tj. czynnościach zwykłego zarządu).  

Czym się różni zarząd wspólnoty mieszkaniowej od zarządcy nieruchomości

Ustawa o własności lokali wskazuje dwa sposoby zarzadzania nieruchomością wspólną:

1. bezpośrednio przez właścicieli przez zarząd wspólnoty (zarząd właścicielski);
2. przez zarządcę nieruchomości na zasadach określonych w umowie notarialnej (zarząd powierzony).

W pierwszym przypadku wspólnota najczęściej zleca wykonywanie szeregu czynności profesjonalnym zarządcom nieruchomości. Chodzi tu o konserwację budynku, obsługę księgową, przygotowanie projektów uchwał, prowadzenie zebrań rocznych, zbieranie głosów czy windykację lokatorów. Taki zarządca ma mniejszy zakres uprawnień niż w przypadku zarządu powierzonego. Nie może np. podpisać w imieniu wspólnoty umowy, albo wyrazić zgody na montaż urządzeń na dachu lub elewacji budynku. Zakres jego działania ogranicza się wyłącznie do tego, co zleciła mu wspólnota mieszkaniowa w umowie. Być może na budynku Twojej wspólnoty mieszkaniowej również znajduje się szyld „Wspólnotą administruje …”. Dlatego lepiej w takim przypadku mówić o administratorze, niż o zarządcy nieruchomości.

Przy zarządzie powierzonym zakres uprawnień jest znacznie szerszy oraz tożsamy z uprawnieniami zarządu właścicielskiego.

Pamiętaj, że administrowanie nieruchomością to nie to samo co zarząd powierzony.

Wspólnota musi wybrać, czy chce samodzielnie dbać o budynek poprzez zarząd właścicielski czy zlecić to podmiotowi zewnętrznemu w formie zarządu powierzonego. Oba sposoby nie mogą funkcjonować jednocześnie[4].

Zmiana zarządcy narzuconego przez dewelopera (zarząd powierzony)

W inwestycjach deweloperskich to norma, że ustanawia się zarząd powierzony w pierwszym akcie notarialnym dotyczącym sprzedaży lokalu. Każdy kolejny nabywca mieszkania w takim budynku jest związany wybraną formą zarządzania budynkiem[5].

Jak zmienić takiego zarządcę?

Przy zarządzie powierzonym to zarządca reprezentuje wspólnotę, nie ma więc interesu
w tym żeby wypowiedzieć „sobie” umowę. Żeby to zmienić wspólnota mieszkaniowa musi podjąć specjalną uchwałę w której odwoła dotychczasowego zarządcę. Wspólnota ma wtedy dwie możliwości:

1. ustanawia nowego zarządcę, który ma taki sam zakres uprawnień jak poprzednik (dalej jest to zarząd powierzony) albo
2. ustanawia zarząd właścicielski i wybiera zarząd wspólnoty (następuje zmiana z zarządu powierzonego na właścicielski).

Taka zmiana musi być podjęta na zebraniu wspólnoty (nie wystarczy indywidualne zebranie głosów[6]), a uchwała musi być dodatkowo zaprotokołowana przez notariusza[7].

Zgodnie z zapisami ustawy, zmiana zarządcy przy zachowaniu formy zarządu powierzonego nie wymaga udziału notariusza, jednak moim zdaniem podjęcie uchwały przy jego udziale jest w tym wypadku wskazane. Zarządcy często podważają prawidłowość takiej uchwały i nie chcą wydać dokumentów nowemu zarządowi.

Jak przebiega zmiana zarządcy narzuconego przez dewelopera?

Zebranie wspólnoty może zwołać samodzielnie „zarządca powierzony”, ale co oczywiste może nie mieć w tym interesu. „Zarządca powierzony” musi jednak zwołać zebranie, gdy zwrócą się o to lokatorzy dysponujący przynajmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Pamiętaj, że nie chodzi tu o 1/10 ilości mieszkań, ale łącznej powierzchni budynku.  

Uchwała jest podjęta jeśli zagłosuje za nią przynajmniej taka ilość właścicieli, która dysponuje więcej niż połową udziałów w nieruchomości wspólnej[8]. Informację o zmianie zarządcy można zamieścić również w dziale III księgi wieczystej gruntu na którym stoi budynek.

Co zrobić, gdy zarządca nie zwoła zebrania wspólnoty?

Każde zebranie dotyczące zmiany „zarządu powierzonego” powinien zwołać dotychczasowy zarządca. Pomimo takiego obowiązku może się jednak okazać, że zwleka on z podjęciem tego działania, ponieważ sprawa dotyczy jego osoby.  W takim przypadku orzecznictwo sądowe[9] daje możliwość zwołania zebrania przez właścicieli lokali (dysponujących łącznie minimum  1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej).

O terminie zebrania powinni być powiadomieni w formie pisemnej wszyscy mieszkańcy budynku przynajmniej 7 dni wcześniej. Zawiadomienie powinno wskazywać dokładnie dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad.

Dla zachowania tych wymogów wystarczy udostępnienie tej informacji w widocznym miejscu w budynku wspólnoty (np. tablicy ogłoszeń) lub przekazanie zawiadomienia mieszkańcom do skrzynek pocztowych. Możesz też, jak to zrobiła jedna ze wspólnot[10] wywiesić zawiadomienie na licznikach mediów każdej z klatek schodowych.

Zmiana zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej (zarząd właścicielski)

Przy zarządzie właścicielskim, wspólnotę mieszkaniową reprezentują najczęściej sami mieszkańcy. Zarządca nieruchomości w takim wypadku wspiera wspólnotę i wykonuje czynności zlecone w umowie. Do zakończenia umowy z takim zarządcą nie jest konieczna uchwała wspólnoty mieszkaniowej, bo jest to czynność zwykłego zarządu[11].

Tego typu umowa o administrowanie może być rozwiązana przede wszystkim na zasadach wynikających z umowy. Najczęściej będzie po prostu wskazany okres wypowiedzenia po którym dochodzi do zakończenia umowy.

Jeśli w umowie nie ma nic na temat jej zakończenia, każda ze stron może ją wypowiedzieć na podstawie art. 746 Kodeksu cywilnego. Jeśli zarządca nie wywiązuje się z umowy, wspólnota może ją wypowiedzieć i nie będzie odpowiadać za ewentualną szkodę. Jeśli jednak wypowiedzenie będzie bezpodstawne, wspólnota musi pokryć nie tylko koszty zarządcy, ale również ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą.

Umowa o administrowanie budynkiem powinna zawsze wskazywać zasady jej wypowiedzenia. Gdy wspólnota mieszkaniowa rozwiąże umowę zgodnie z jej zapisami, zarządca nie będzie już mógł żądać od niej odszkodowania[12]. 

Pamiętaj, że wypowiedzenie umowy powinno mieć formę pisemną i podpis dwóch członków zarządu wspólnoty (lub jednego gdy zarząd jest jednoosobowy).

Podsumowanie

Na poniższym schemacie wyjaśniam krok po kroku procedurę zmiany zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej.

Dodatkowe pytania i odpowiedzi:

W jakiej formie ustanowić zarząd powierzony?

Zarząd powierzony można ustanowić na dwa sposoby:

1. w pierwszym akcie notarialnym w którym deweloper sprzedaje lokal w danym budynku. Pomimo tego, że taka umowa jest zawarta tylko z jednym lokatorem (pierwszym nabywcą) wiąże ona wszystkich kolejnych nabywców lokali w danym budynku (opisałem to dokładnie wyżej);
2. w umowie zawartej w formie aktu notarialnego przez wszystkich aktualnych właścicieli lokali w budynku (podobnie jak w pierwszym przypadku taka umowa wiąże kolejnych nabywców lokali).

Jak sprawdzić czy w mojej wspólnocie jest zarząd właścicielski, czy powierzony?

Przede wszystkim sprawdź księgę wieczystą nieruchomości na której stoi budynek Twojej wspólnoty. W Dziale III tej księgi może być wpisany sposób zarządu nieruchomością wspólną. Taki wpis nie jest jednak obowiązkowy, w związku z tym możesz sprawdzić to, pytając administratora lub zarządcę swojego budynku. Każdy właściciel mieszkania ma prawo uzyskać taką informację na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali.

---

[1]           centralnego ogrzewania i ciepłej wody użytkowej

[2]           Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2021 r. poz. 1048)

[3]           Mówi o tym art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali

[4]           Tak stwierdził w swoim postanowieniu z dnia 14 września 2005 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt III CZP 62/05)

[5]           Mówi o tym art. 18 ust. 2 ustawy o własności lokali

[6]           Tak: Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 28 września 2017 r., sygn. akt I ACa 328/17

[7]            O tym z kolei mówi art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali

[8]           Znajdziesz też inne stanowisko z którego wynika, że musi być zgoda wszystkich lokatorów  (np.  Postanowienie Sądu Najwyższego z 21 października 1983 r., sygn. akt IV CR 346/83)

[9]             Np. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 14 marca 2017 r., sygn. akt V ACa 381/16

[10]             Taki przypadek rozpatrywał Sąd Apelacyjny w Gdańsku w ww. wyroku.

[11]             Potwierdza to m.in. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z  25 lutego 2010 r., sygn. akt
I ACa 96/10 i Wyrok Sądu Rejonowego dla Warszawy-Mokotowa w Warszawie z 29 kwietnia 2016 r., sygn. akt II C 304/16

[12]             To wynika m.in. z Wyroku Sądu Najwyższego z 13 października 2021 r., sygn. akt I CSKP 239/21