Odpowiedzialność zarządcy nieruchomości za szkodę – analiza wyroków i praktyczne wnioski

Odpowiedzialność zarządcy nieruchomości to temat, który budzi wiele wątpliwości – zarówno wśród mieszkańców wspólnot, jak i samych zarządców. W praktyce to właśnie oni odpowiadają za bezpieczeństwo budynku, prawidłowe funkcjonowanie instalacji, podpisywanie umów czy reagowanie na usterki. Granica między obowiązkami administratora a zarządcy nie zawsze jest oczywista, a jej przekroczenie może przesądzać o tym, kto ponosi odpowiedzialność za szkodę. We wpisie wyjaśniam, jakie są źródła tej odpowiedzialności, jakie błędy najczęściej prowadzą do sporów i w jakich sytuacjach zarządca (lub jego ubezpieczyciel) musi zapłacić odszkodowanie.

Spis treści

1. Jak zarządza się budynkiem wspólnoty mieszkaniowej?
2. Administrator, a zarządca nieruchomości
3. Obowiązki zarządcy – zakres przed i po 2014 roku
4. Czynniki wpływające na odpowiedzialność zarządcy
5. Źródła odpowiedzialności zarządcy nieruchomości
6. Kiedy zarządca ponosi odpowiedzialność? [orzecznictwo]
   1. Odpowiedzialność zarządcy za zalanie i stan instalacji wodnej
   2. Odpowiedzialność zarządcy za stan windy
   3. Odpowiedzialność zarządcy za stan oświetlenia
7. Kiedy zarządca nie ponosi odpowiedzialności?
   1. Obowiązek odśnieżania dachu
   2. Błędy w prowadzeniu rachunkowości wspólnoty
8. Znaczenie umowy, dokumentacji i zgłoszeń dla odpowiedzialności zarządcy (wnioski i rekomendacje)
9. Odpowiedzialność ubezpieczyciela zarządcy
10. Jak przygotować skuteczne roszczenie wobec zarządcy?
11. Odszkodowanie od zarządcy nieruchomości – w czym mogę Ci pomóc?

Powiązane wpisy na blogu

• Zmiana zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej
• Zaskarżenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej. Kiedy sąd uchyli uchwałę?
• Deweloper się spóźnia z przekazaniem mieszkania. Kiedy dostaniesz odszkodowanie?
• Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej. Jak wspólnota podejmuje decyzje?

Jak zarządza się budynkiem wspólnoty mieszkaniowej?

Wspólnota mieszkaniowa może zarządzać swoim budynkiem na dwa sposoby. Mieszkańcy mogą wybrać zarząd wspólnoty, który podpisuje w jej imieniu wszelkie dokumenty (np. umowę z dostawcą prądu czy firmą ochroniarską). Ta forma nazywa się zarządem właścicielskim. Drugim sposobem jest reprezentowanie wspólnoty przez wyspecjalizowany podmiot – zarządcę nieruchomości, czyli tzw. zarząd powierzony.

W praktyce różnice miedzy tymi formami zacierają się, ponieważ zazwyczaj budynkiem zajmuje się firma zewnętrzna, która prowadzi księgowość, zapewnia przeglądy i remonty, sprzątanie klatek schodowych czy terenu zewnętrznego. Takie firmy mają różny zakres obowiązków i odpowiedzialności. Mieszkaniec może nie widzieć żadnej różnicy między zarządem powierzonym, a właścicielskim. Jednak to w jaki sposób budynek jest zarządzany ma istotny wpływ na zakres odpowiedzialności firmy, która zajmuje się budynkiem.

Dla ułatwienia zrozumienia tematu będę posługiwał się dwoma pojęciami:

Bardziej szczegółowo obie formy zarządu omawiam w tym wpisie na blogu.

Administrator, a zarządca nieruchomości

Administrator to firma lub osoba, której wspólnota powierza wykonywanie konkretnych czynności. Może to być prowadzenie księgowości, windykacja zaległości lokatorów, regulowanie rachunków za media czy dbanie o zieleń na terenach wspólnych.

Zarządca nieruchomości może wykonywać podobne czynności, ale jego odpowiedzialność jest szersza. Przy zarządzie powierzonym wspólnoty nie reprezentują mieszkańcy, tylko zarządca. To on podpisuje w imieniu wspólnoty umowy z dostawcami mediów czy firmą sprzątającą lub daje pełnomocnictwo radcy prawnemu w razie sporu sądowego. Administrator nie ma takiego uprawnienia. Dobrze tą różnicę oddaje stwierdzenie, że zarządca podejmuje decyzje, a administrator je jedynie wykonuje. W tej sprawie wypowiedział się nawet Sąd Najwyższy¹ wskazując, że:

pojęcie administrowania, jako mające charakter węższy od zarządzania, mieści się w pojęciu zarządzania. W zasadzie obejmuje ono czynności faktyczne, do których należy: utrzymanie porządku i czystości w obrębie nieruchomości, ściąganie czynszów, rejestrowanie awarii i ich usuwanie oraz prowadzenie korespondencji.

Jest jednak pewien problem, ponieważ przepisy regulujące działanie wspólnoty mieszkaniowej oraz zarządców posługują się dwoma różnymi pojęciami: „zarządca”² i „zarządca nieruchomości”³. W ustawie o gospodarce nieruchomościami znajdziesz⁴ też listę przykładowych czynności, którą wykonuje zarządca nieruchomości. Należą do nich m.in. utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym oraz bieżące administrowanie. Dodatkowo te czynności, powinny być doprecyzowane w pisemnej umowie z zarządcą⁵. Tych zasad nie można jednak zastosować wprost do zarządcy wspólnoty mieszkaniowej. Zarządca we wspólnocie wykonuje bowiem wszelkie czynności, które należą do tzw. czynności zwykłego zarządu.  Jego odpowiedzialność wykracza więc poza samą umowę.

• Zarządca nieruchomości o którym przeczytasz w ustawie o gospodarce nieruchomościami to nie to samo co zarządca z ustawy o własności lokali.
• Administrator z kolei wykonuje dla wspólnoty czynności, które wpisano do umowy.

Przykład:

Deweloper i nabywca pierwszego lokalu w budynku uzgodnili w akcie notarialnym, że budynkiem będzie zarządzać spółka ABC. Takie postanowienie w akcie wiąże pozostałych mieszkańców (zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy  o własności lokali). Z zarządcą nie podpisano odrębnej umowy i nie ustalono jego zakresu obowiązków. Spółka ABC musi więc wykonywać wszystkie czynności zwykłego zarządu we wspólnocie mieszkaniowej⁶.

Obowiązki zarządcy – zakres przed i po 2014 roku

Do 2014 roku zakres obowiązków zarządcy nieruchomości wynikał zarówno z umowy, jak i odrębnych przepisów⁷. Nawet jeśli czegoś w umowie wprost nie zapisano, zarządca musiał wykonywać dodatkowe czynności dotyczące np. odśnieżania w zimie czy zapewnienia dostawy wody.  

Po zmianie przepisów, czyli od 2014 r. te obowiązki wynikają z:

1. umowy ze wspólnotą  – w przypadku administratora (przy zarządzie właścicielskim),
2. umowy ze wspólnotą oraz ustawy o własności lokali – w przypadku zarządcy (przy zarządzie powierzonym).

Czynniki wpływające na odpowiedzialność zarządcy

Przygotowując ten wpis spotkałem się ze stwierdzeniem, że trudno jest precyzyjnie określić zakres odpowiedzialności zarządcy nieruchomości. Zakres i sposób wykonania umowy, zależy nie tylko od tego, co w niej wprost zapisaliśmy, ale również od tego z kim ją zawieramy.

Przykład:

Wspólnota mieszkaniowa podpisała umowę z jednym z mieszkańców, który miał prowadzić jej księgowość oraz kontaktować się z osobą zajmującą się drobnymi remontami. Lokator jest emerytowanym księgowym, nie prowadzi żadnej firmy i nigdy nie zajmował się zarządzaniem nieruchomościami.

W Kodeksie cywilnym znajdziesz przepis⁸, który mówi o należytej staranności przy wykonywaniu umów. Odpowiedzialność osoby, która nigdy nie prowadziła firmy, będzie mniejsza, niż profesjonalnego zarządcy od którego można wymagać więcej. Profesjonalista powinien np. wiedzieć kiedy przeprowadzić przegląd roczny lub pięcioletni budynku, albo przeprowadzić procedurę wyboru firmy remontowej.   

Kolejna rzecz to doświadczenie zarządcy oraz przynależność do organizacji branżowych.

Przykład:

Zarządca w ofercie dla wspólnoty wskazał, że ma 15 letnie doświadczenie zawodowe oraz, że obsługuje 100 wspólnot mieszkaniowych. W umowie ze wspólnotą wpisano również, że zarządca należy do władz stowarzyszenia zarządców nieruchomości.

Według Kodeksu cywilnego⁹, umowa z zarządcą powinna być wykonywana zgodnie z zasadami współżycia społecznego i ustalonymi zwyczajami. Wymogi wobec doświadczonego zarządcy nieruchomości są większe niż w stosunku do firmy, która dopiero wchodzi na rynek. Członkostwo w organizacji zawodowej potwierdza wysoki standard usług.

Źródła odpowiedzialności zarządcy nieruchomości

Zarządca nieruchomości może ponosić odpowiedzialność za zaniedbania, niewykonanie czynności do których się zobowiązał, ale również celowe wywołanie szkody. Podstawą odpowiedzialności jest wtedy Kodeks cywilny.

Przede wszystkim zarządca odpowiada na podstawie zawartej umowy (czyli w ramach art. 471 Kodeksu cywilnego), gdy jej nie wykona lub wykona ją nieprawidłowo. Zarządca ponosi tego rodzaju odpowiedzialność wobec właściciela nieruchomości, czyli wspólnoty mieszkaniowej, ponieważ to z nią ma zawartą umowę.

Zarządca może też ponosić tzw. odpowiedzialność deliktową za szkodę (w oparciu o art. 415 Kodeksu cywilnego), przede wszystkim wobec osób trzecich. Przykładem może być zalanie mieszkania, gdy jego właściciel często może dochodzić odszkodowania bezpośrednio od zarządcy nieruchomości.

Oprócz tego zarządca może odpowiadać również karnie. Przykładem może być przywłaszczenie pieniędzy z konta wspólnoty¹⁰.

Kiedy zarządca lub administrator ponosi odpowiedzialność? [orzecznictwo]

Poniżej zamieszczam kilka przykładów w których sądy uznały, że zarządca nieruchomości (w tym administrator) odpowiada za szkodę.

💦Odpowiedzialność zarządcy za zalanie i stan instalacji wodnej

Jedna ze spraw, rozstrzygana przez Sąd Najwyższy¹¹ dotyczyła odpowiedzialności zarządcy za zalanie lokalu. Zarządca przeprowadził przegląd stanu technicznego budynku, który wykazał zły stan instalacji wodnej. Poza przeglądem zarządca nie podjął żadnych działań. Po kilku miesiącach od przeglądu doszło do zalania jednego z lokali. Sąd Najwyższy potwierdził, że zarządca ponosi odpowiedzialność stwierdzając, że:

należyta, profesjonalna staranność zarządcy wymagała podjęcia przez niego, po objęciu zarządu, niezwłocznych działań w celu ustalenia stanu nieruchomości, w tym jej instalacji wodnej i zapobieżeniu awarii, czemu nie czyniły zadość przedsięwzięcia powodujące wielomiesięczny okres bez jakichkolwiek czynności. 

🛗Odpowiedzialność zarządcy za stan windy

W innej sprawie Sąd Najwyższy uznał¹², że zarządca odpowiada za szkodę, która powstała na skutek wadliwie działającej windy. Pracownik zarządcy poinformował policję i konserwatora o awarii windy i wywiesił informację o tym na pierwszym piętrze budynku. Niedługo później doszło jednak do wypadku – kobieta wpadła z ósmego pietra do szybu windy i doznała licznych obrażeń. Sąd Najwyższy uznał odpowiedzialność zarządcy i stwierdził, że: 

nie można poprzestać na zawiadomieniu konserwatora o konieczności naprawy, lecz należy podjąć czynności, których celem jest niedopuszczenie do używania windy.

Dbanie o stan dźwigów lub wind wymaga od zarządcy podwyższonej staranności.

💡Odpowiedzialność zarządcy za stan oświetlenia

Kolejna sprawa dotyczyła wypadku, któremu uległa osoba na skutek wadliwie działającego oświetlenia przed budynkiem. Sąd Najwyższy¹³ tutaj również uznał tę odpowiedzialność,  stwierdzając, że:

nie jest wystarczające poleganie na przeprowadzanych co pięć lat kontrolach instalacji elektrycznych lub na zgłoszeniach mieszkańców. Konieczne są również regularne kontrole sprawności oświetlenia (…) oraz konserwacje dokonywane przez samego zarządcę, a ich częstotliwość i intensywność zależy od konkretnych uwarunkowań

Zarządca może ponosić odpowiedzialność za zaniedbania w konserwacji na terenie wspólnym.

Kiedy zarządca nie ponosi odpowiedzialności?

Poniżej zamieszczam również dwa wyroki w których sądy uznawały, że zarządca nie odpowiada za szkodę.

❄️Obowiązek odśnieżania dachu

Sąd Okręgowy w Świdnicy¹⁴ zajmował się sprawą uszkodzonego samochodu przez śnieg, który zsunął się z  dachu budynku. Sąd uznał, że zarządca nieruchomości nie odpowiada za taką szkodę ponieważ wspólnota mieszkaniowa nie zleciła mu w umowie odśnieżania.

🧾Błędy w prowadzeniu rachunkowości wspólnoty

Wspólnota mieszkaniowa pozwała zarządcę nieruchomości o zapłatę, twierdząc, że została obciążona  nienależną kwotą w związku z błędnie wystawionym rachunkiem. Sąd w Gdyni ustalił¹⁵, że w rozliczeniu doszło do pomyłki ze strony zarządcy. Błąd został jednak skorygowany, a wspólnota nie poniosła realnej szkody majątkowej.

Znaczenie umowy, dokumentacji i zgłoszeń dla odpowiedzialności zarządcy (wnioski i rekomendacje)

1. Przede wszystkim wskazana jest precyzja w zawieranych umowach. Obowiązki zarządcy powinny wynikać wprost z umowy. Mogą być również dodatkowo zlecane. Co ważne wszystkie zlecane czynności należy dokumentować np. w formie mailowej.
2. Dla odpowiedzialności zarządcy ważne jest również, czy dane działanie było przewidziane w rocznym planie gospodarczo-finansowym. Zarządca powinien zasugerować wspólnocie wykonywanie remontów, ponieważ jest w tym zakresie profesjonalistą.
3. Zarządca powinien również reagować na zgłaszane usterki. Brak reakcji na zgłoszenia uszkodzeń często przesądza o jego winie. W przywołanym wyżej orzeczeniu dotyczącym uszkodzenia windy między zgłoszeniem awarii, a wypadkiem upłynęło zaledwie dwadzieścia minut!

Odpowiedzialność ubezpieczyciela zarządcy

W wielu analizowanych przeze mnie orzeczeniach odpowiedzialność ponosił wprawdzie zarządca, ale straty pokrywał już ubezpieczyciel. Każdy z zarządców nieruchomości (również administratorów) ma prawny obowiązek ubezpieczenia swojej działalności. Jest to rozwiązanie korzystne dla obu stron, zarówno dla wspólnoty jak i  zarządcy. Ubezpieczyciele wprawdzie często odmawiają zapłaty, ale można jej później dochodzić na drodze sądowej. Wyegzekwowanie zasądzonej w wyroku kwoty przebiega też szybciej w stosunku do ubezpieczyciela, ponieważ zazwyczaj nie jest konieczny udział komornika.

Jak przygotować skuteczne roszczenie wobec zarządcy?

Analizę należy rozpocząć od zebrania dowodów, czyli umowy, zdjęć, korespondencji itp. Każda szkoda powinna być odpowiednio udokumentowana, dlatego warto robić zdjęcia zalanych mieszkań czy uszkodzonych elementów budynku jeszcze przed remontem.

Następnie należy przejść do analizy umowy z zarządcą. Często podstawą odpowiedzialności zarządcy jest właśnie ten dokument – ponieważ to on określa do jakich czynności był zobowiązany zarządca lub administrator. Tutaj konieczny jest udział prawnika, ponieważ nie zawsze odpowiedzialność zarządcy jest oczywista. Na tym etapie niezbędna jest również ocena wobec kogo skierować roszczenie – bezpośrednio do zarządcy czy jego ubezpieczyciela.

Kolejny krok to określenie czego możesz żądać oraz skierowanie wezwania do zapłaty, a następnie wytoczenie powództwa sądowego. Na tym etapie konieczne może być również pozyskanie dodatkowych dokumentów np. opinii rzeczoznawców budowlanych, którzy ocenią przyczynę szkody.

Odszkodowanie od zarządcy nieruchomości – w czym mogę Ci pomóc?

• Jesteś mieszkańcem lub członkiem zarządu wspólnoty i budynek jest źle zarządzany?
• Na terenie Twojej wspólnoty doszło do wypadku?
• Wspólnota mieszkaniowa poniosła szkodę z uwagi na działania zarządcy lub administratora?
• Negocjujesz umowę z zarządcą lub zmieniasz administratora budynku?
• Chcesz poprawić umowę z zarządcą?
• Jesteś zarządcą nieruchomości i potrzebujesz zabezpieczyć swoje interesy?
• Wspólnota mieszkaniowa żąda od Ciebie odszkodowania?

1. Wyrok Sądu Najwyższego z 19 stycznia 2006 r., sygn. akt IV CK 343/05 ↩︎
2. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali ( Dz. U. z 2021 r. poz. 1048) ↩︎
3. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2024 r. poz. 1145 z późn. zm.) ↩︎
4. W art. 184b ↩︎
5. Mówi o tym art. art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami ↩︎
6. Mówi o tym art. 33 ustawy  o własności lokali ↩︎
7. Mówił o tym nieobowiązujący już art. 185 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami ↩︎
8. Art. 355 Kodeksu cywilnego ↩︎
9. Art. 354 Kodeksu cywilnego ↩︎
10. Taką sprawą zajmował się Sąd Okręgowy Warszawa-Praga w Warszawie w wyroku z 24 lutego 2017 r., sygn VI Ka 948/16 ↩︎
11. Wyrok Sądu Najwyższego z 23 lipca 2014 r., sygn. akt V CSK 512/13 ↩︎
12. Wyrok Sądu Najwyższego z 29 kwietnia 2015 r., sygn. akt V CSK 374/14 ↩︎
13. Wyrok Sądu Najwyższego z 1 marca 2017 r., sygn. akt IV CSK 343/16 ↩︎
14. Wyrok Sądu Okręgowego w Świdnicy z 4 marca 2014 r., sygn. akt II Ca 9/14 ↩︎
15. Wyrok Sądu Rejonowego w Gdyni z 17 października 2023 r., sygn. akt I C 209/23 ↩︎