Najem mieszkania – jaką umowę wybrać?

W polskim systemie prawnym funkcjonuje kilka rodzajów umów najmu. Jednocześnie są one uregulowane w kilku różnych aktach prawych, co dodatkowo utrudnia poruszanie się po konkretnych przepisach. Na moim blogu znajdziesz wpis dotyczący umowy najmu okazjonalnego, która moim zdaniem jest najkorzystniejszym rozwiązaniem dla właściciela lokalu. W innym tekście omówiłem też potencjalne ryzyka z jakimi wiąże się najem mieszkania. W dzisiejszym wpisie zebrałem wszystkie kluczowe elementy każdej z umów, żeby ułatwić Ci wybór odpowiedniego rodzaju najmu. 

Spis treści

1. Jakie są rodzaje umów najmu i jakie przepisy je regulują?
2. Najem mieszkania – zwykły najem, najem okazjonalny i instytucjonalny
3. Najem mieszkania, a najem lokalu użytkowego
4. Czym różnią się umowy najmu mieszkania?
5. Najem mieszkania – kto jest wynajmującym?
6. Na jaki okres można zawrzeć umowę najmu mieszkania?
7. W jakiej formie można zawrzeć umowę najmu mieszkania
8. Najem mieszkania, a kaucja
9. Okres wypowiedzenia w umowie najmu
10. Możliwość podwyższenia czynszu w każdej z umów najmu
11. Ochrona najemcy przed eksmisją
12. Wady i zalety umowy o najem mieszkania
13. Porównanie umów najmu zwykłego, okazjonalnego i instytucjonalnego. Podsumowanie
14. Dodatkowe pytania i odpowiedzi
    1. Jaka umowa najmu jest najlepsza dla właściciela (wynajmującego)
    2. Jaką umowę najmu powinien wybrać najemca?

Powiązane wpisy na blogu

• Kto i w jaki sposób ponosi koszty napraw w wynajętym mieszkaniu?
• Kaucja  w umowie najmu. Co można z niej pokryć oraz zasady wpłaty i zwrotu kaucji.
• Najem okazjonalny – czy warto z niego korzystać?
• Mieszkanie jako lokal użytkowy, lokal użytkowy jako mieszkanie. Jak to zrobić legalnie?

Jakie są rodzaje umów najmu i jakie przepisy je regulują?

Często spotykam się z opinią, że w polskim prawie funkcjonują wyłącznie trzy rodzaje umów najmu mieszkań – tj. zwykły najem oraz najem okazjonalny i instytucjonalny. Ten powszechny pogląd mija się jednak z prawdą. Zbierając materiały do wpisu doliczyłem się aż 9-ciu różnych typów najmu! Oprócz wymienionych wyżej, możemy wyróżnić jeszcze np. umowy o najem komunalny czy najem socjalny lokalu oraz umowy do których stosujemy łagodniejsze wymogi ochrony najemcy, jak najem krótkoterminowy czy krótkotrwały. Do każdego rodzaju umowy stosujemy inne zasady dotyczące okresu obowiązywania, możliwości jej wcześniejszego wypowiedzenia czy też zasad dotyczących wpłaty kaucji.

W tym wpisie skupię się jednak na trzech wymienionych na wstępie i zarazem najpopularniejszych rodzajach umów tj. na tzw. zwykłym najmie, najmie okazjonalnym i instytucjonalnym. Z tych trzech typów najmu mogą korzystać właściciele, którzy chcą wynająć lokal na potrzeby mieszkaniowe. Przepisy, które do nich stosujemy znajdziesz zarówno w Kodeksie cywilnym, jak i w ustawie o ochronie praw lokatorów[1]. Najważniejsze co warto zapamiętać, to to, że jeśli jakaś kwestia dotycząca najmu jest uregulowana w ustawie o ochronie praw lokatorów, to generalnie nie zwracamy już uwagi na co mówi na ten temat Kodeks cywilny. Kodeks cywilny reguluje bowiem każdy przykład najmu, a więc zarówno najem krótkoterminowy, jak i najem długotrwały lokalu użytkowego. Ustawa o ochronie praw lokatorów ma węższy zakres i dotyczy wyłącznie najmu lokalu na potrzeby mieszkaniowe. Przepisy tej ustawy są traktowane jako przepisy szczególne, które wyłączają Kodeks cywilny.

Najem mieszkania – zwykły najem, najem okazjonalny i instytucjonalny

Zwykła umowa najmu

Tzw. zwykła umowa najmu mieszkania to najczęściej stosowany rodzaj umowy. Tę umowę może zawrzeć w zasadzie każdy, a więc zarówno osoba fizyczna, jak i prawna (np. spółka z o.o.). Daje ona również spore możliwości modyfikacji, w szczególności co do terminu jej obowiązywania. Do zwykłego najmu stosujemy zarówno przepisy Kodeksu cywilnego, jak i ustawę o ochronie praw lokatorów. Istotną dla wynajmującego wadą tej umowy jest to, że daje ona najszerszą możliwą ochronę najemcy, zarówno co do wypowiedzenia umowy jak i ewentualnej eksmisji.

Umowa najmu okazjonalnego

Umowa najmu okazjonalnego to z kolei szczególny rodzaj umowy, którą może podpisać wyłącznie wynajmujący który jest osobą fizyczną i nie prowadzi firmy wynajmującej lokale. Jest to więc umowa przeznaczona dla rynku nieprofesjonalnego tzw. najmu prywatnego. Tę umowę reguluje tylko częściowo ustawa o ochronie praw lokatorów, ponieważ większość jej przepisów się nie stosuje. W zamian na spełnienie dodatkowych wymogów formalnych (np. obowiązku dostarczenia oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego), właściciel zyskuje możliwość najszybszej eksmisji nieuczciwego lokatora. Przy dobrze skonstruowanej umowie, jest ona również korzystna dla najemcy z uwagi na to, że trudniej ją wypowiedzieć w porównaniu ze zwykłym najmem.

Umowa najmu instytucjonalnego

Umowa najmu instytucjonalnego jest z kolei podobna do umowy najmu okazjonalnego, z tą różnicą, że jest ona przeznaczona dla specjalizujących się w wynajmie firm. Właścicielem może być tutaj jednak zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna.  Tę umowę podobnie jak przy najmie okazjonalnym reguluje częściowo ustawa o ochronie praw lokatorów, a ochrona prawna najemcy jest mniejsza w porównaniu ze zwykłym najmem.

Najem mieszkania, a najem lokalu użytkowego

Często zdarza się, że lokale użytkowe są używane na potrzeby noclegowe np. w formie najmu krótkoterminowego w budynku hotelowym. Takie rozwiązanie jest oczywiście prawnie dopuszczalne, ale nie może służyć zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych najemcy (stałego pobytu).

Więcej na ten temat znajdziesz w moim artykule w Magazynie ESTATE 3/2024

Warto zaznaczyć,  że jeśli z lokalu użytkowego korzysta się zgodnie z jego przeznaczeniem to nie stosujemy już wtedy przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów. Kluczowe przepisy dotyczące umowy najmu znajdziemy wtedy w Kodeksie cywilnym.

Czym różnią się umowy najmu mieszkania?

Wszystkie umowy różnią się od siebie w kilku aspektach m.in. formą, możliwym okresem zawarcia i wypowiedzenia oraz zakresem ochrony najemcy. Poniżej wyjaśniam kluczowe różnice.

Najem mieszkania – kto jest wynajmującym?

Zwykły najem – przy zwykłym najmie wynajmującym (czyli najczęściej właścicielem) może być każdy podmiot (osoba fizyczna, prawna czy spółka bez osobowości prawnej np. jawna).

Najem okazjonalny – w przypadku tej umowy wynajmującym może być tylko osoba fizyczna wynajmująca lokal prywatnie (tj. nie prowadząca firmy wynajmującej mieszkania).

Najem instytucjonalny – tutaj wynajmującym może być osoba fizyczna, ale i prawna prowadząca firmę wynajmująca lokale (tzw. najem profesjonalny).

Na jaki okres można zawrzeć umowę najmu mieszkania?

Zwykły najem – taką umowę można zawrzeć zarówno na czas oznaczony, jak i nieoznaczony. Pamiętaj, że najem na czas oznaczony powyżej 10 lat przekształca się w umowę na czas nieokreślony[2].

Najem okazjonalny – można podpisać wyłącznie na czas oznaczony do 10 lat.

Najem instytucjonalny – można podpisać wyłącznie na czas oznaczony (nie ma limitu maksymalnej długości).

W jakiej formie można zawrzeć umowę najmu mieszkania?

Zwykły najem – Kodeks cywilny mówi w art. 660, że umowa najmu na okres powyżej roku powinna mieć formę pisemną. Niedochowanie tego wymogu spowoduje, że będzie traktowana jako zawarta na czas nieoznaczony. Niezależnie od tego, ustna umowa na podstawie której udostępniasz odpłatnie lokal jest ważną i skuteczną umową najmu.

Najem okazjonalny – taka umowa musi być zawarta pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Co więcej ten rodzaj umowy wymaga dodatkowo trzech załączników:

1. oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu;
2. wskazania przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku egzekucji;
3. oświadczenia właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do innego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu. Taką osobą może być przykładowo członek rodziny najemcy.

Brak załączników powoduje, że umowa będzie traktowana jak zwykły najem.

Najem instytucjonalny – umowa musi być zawarta pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Podobnie jak przy najmie okazjonalnym wymaga dodatkowego oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu oraz przyjął do wiadomości, że nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu lub pomieszczenia tymczasowego na wypadek eksmisji.

Najem mieszkania, a kaucja

Zwykły najem – maksymalna wysokość kaucji wynosi dwunastokrotność miesięcznego czynszu. Przy zwykłym najmie możesz potrącić z kaucji tylko należności najemcy na dzień zwrotu lokalu (a więc zaległy czynsz, opłaty eksploatacyjne, koszty napraw i odnowienia lokalu).

Najem okazjonalny – maksymalna wysokość kaucji wynosi sześciokrotność miesięcznego czynszu. Oprócz należności najemcy przysługujących na dzień zwrotu lokalu, z kaucji możesz potrącić dodatkowo koszty egzekucji komorniczej, gdyby najemca nie chciał się wyprowadzić.

Najem instytucjonalny – kaucja przy tej umowie jest identyczna jak przy najmie okazjonalnym, przy czym wynajmujący może potrącić również bieżące należności z kaucji (przy najmie zwykłym i okazjonalnym jest to niedopuszczalne)

Więcej informacji o kaucji znajdziesz w tym wpisie na blogu 

Okres wypowiedzenia w umowie najmu

Zwykły najem – wypowiedzenie umowy zależy przede wszystkim od okresu na jaki została zawarta. Umowę na czas nieoznaczony wynajmujący może wypowiedzieć tylko w przypadkach przewidzianych w ustawie o ochronie praw lokatorów. Okres wypowiedzenia zależy od konkretnej sytuacji np. przy braku regulowania czynszu wynosi 3 miesiące. Umowę na czas oznaczony wynajmujący może dodatkowo wypowiedzieć w przypadkach przewidzianych w umowie[3].

Z kolei najemca wypowie umowę na czas nieoznaczony za trzymiesięcznym okresem. Umowę na czas oznaczony wypowie tylko w wypadkach przewidzianych w umowie.

Najem okazjonalny – tę umowę obie strony mogą wypowiedzieć w przypadkach przewidzianych w umowie. Dodatkowo wynajmujący może skorzystać z możliwości wypowiedzenia umowy w trzech przypadkach przewidzianych w ustawie o ochronie praw lokatorów[4].

Najem instytucjonalny – podstawy wypowiedzenia umowy są takie same jak w przypadku najmu okazjonalnego[5].

Jak prawidłowo wypowiedzieć umowę najmu wyjaśniam w tym wpisie.

Możliwość podwyższenia czynszu w każdej z umów najmu

Zwykły najem – wynajmujący może podwyższyć czynsz na zasadach określonych w art. 8a i art. 9 ustawy o ochronie praw lokatorów. Przepisy określają m.in. górny limit podwyżek oraz wprowadzają możliwość odwołania się najemcy do sądu (gdy podwyżka jest zbyt duża albo nieuzasadniona);

Najem okazjonalny – właściciel powinien wprowadzić do umowy możliwość podwyższenia czynszu (np. w formie wypowiedzenia albo klauzuli waloryzacyjnej). Jeśli umowa nie reguluje tej kwestii moim zdaniem można skorzystać z możliwości podwyżki czynszu na podstawie art. 685¹ Kodeksu cywilnego. 

Najem instytucjonalny – zasady podwyższania czynszu są analogiczne jak przy najmie okazjonalnym

Ochrona najemcy przed eksmisją

Zwykły najem – przy tej umowie ochrona najemcy jest najszersza. Przeprowadzenie eksmisji wymaga wyroku sądowego, a część najemców ma prawo do ubiegania się o lokal socjalny od gminy. Eksmisja przy zwykłej umowie najmu może trwać nawet kilka lat.

Najem okazjonalny – przy najmie okazjonalnym ochrona najemcy jest znacznie mniejsza. Nie musisz prowadzić procesu sądowego, ponieważ eksmisję prowadzi się na podstawie oświadczenia najemcy które składa przy zawarciu umowy. Najemcy nie przysługuje prawo do lokalu socjalnego od gminy.

Najem instytucjonalny – zasady eksmisji są bardzo zbliżone do najmu okazjonalnego, a ochrona najemcy jest znacznie mniejsza w porównaniu ze zwykłym najmem.

Wady i zalety umowy o najem mieszkania

Zwykły najem

Podstawową wadą na którą zwracają uwagę właściciele jest szeroka ochrona najemcy zarówno przed rozwiązaniem umowy, podwyższeniem czynszu, jak i przed ewentualną eksmisją. Niewątpliwą zaletą dla najemcy jest to, że nie wymaga ona żadnej szczególnej formy (z małym wyjątkiem o którym piszę wyżej). Zaletą dla właściciela są z kolei szczegółowo uregulowane w ustawie obowiązki najemcy dotyczące utrzymania lokalu.

Najem okazjonalny

Wadą tej umowy jest jej sformalizowanie. Umowa wymaga nie tylko formy pisemnej, ale również kilku załączników i wizyty najemcy u notariusza. Wadą jest też to, że pewne kwestie dotyczące np. utrzymania lokalu powinny być doprecyzowane w umowie. W tym zakresie stosujemy tylko Kodeks cywilny, który jest mniej szczegółowy od ustawy o ochronie praw lokatorów. Zaletą tej umowy dla właściciela jest to, że w minimalnym zakresie chroni najemcę i przyspiesza ewentualną eksmisję. Zaletą dla najemcy jest większa stabilność – umowa najmu okazjonalnego jest zawsze umową na czas oznaczony, a taką jest trudniej wypowiedzieć. 

Najem instytucjonalny

Tutaj zarówno wady jak i zalety są analogiczne jak przy umowie najmu okazjonalnego.

Pamiętaj, że przy najmie okazjonalnym oraz instytucjonalnym ograniczony jest krąg wynajmujących. Najem okazjonalny jest skierowany do „nieprofesjonalnych właścicieli”, czyli osób fizycznych, które wynajmują mieszkania prywatnie (bez prowadzenia firmy). Z kolei najem instytucjonalny to forma odpowiednia dla firm wynajmujących lokale w ramach działalności gospodarczej (zarówno osób fizycznych jak i prawnych). Obie formy zalecam wynajmującym, ponieważ wzmacniają znacznie pozycję właściciela w porównaniu ze zwykłym najmem.

Porównanie umów najmu zwykłego, okazjonalnego i instytucjonalnego. Podsumowanie

Na poniższym schemacie porównałem każdą z umów. Niżej możesz ją pobrać w większym rozmiarze.

Pobierz grafikę w większym rozmiarze.

Dodatkowe pytania i odpowiedzi

Jaka umowa najmu jest najlepsza dla właściciela (wynajmującego)?

Jeśli zależy Ci na maksymalnym bezpieczeństwie wybierz umowę najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego. Przy starannie przemyślanych zapisach umowy, będziesz ją mógł z łatwością wypowiedzieć, szybciej podnieść czynsz oraz w skrajnym przypadku, sprawniej (niż przy zwykłym najmie) przeprowadzisz eksmisję. Pamiętaj jednak, że w przypadku tych umów należy zwrócić szczególną uwagę na ich rzetelne i precyzyjne przygotowanie, w taki sposób, by ich zapisy broniły naszych interesów. Jest to szczególnie ważne w przypadku ponoszenia kosztów remontu lub usunięcia usterek lokalu. Tutaj zwykła umowa najmu ma akurat przewagę, ponieważ te kwestie są bardzo dokładnie opisane w ustawie o ochronie praw lokatorów.

Więcej na temat ponoszenia kosztów utrzymania lokalu znajdziesz w tym wpisie na blogu.

Jaką umowę najmu powinien wybrać najemca?

Każdy rodzaj najmu może być korzystny dla najemcy przy odpowiedniej konstrukcji umowy. Przykładowo zwykłą umowę najmu na czas nieoznaczony możesz jako najemca łatwo wypowiedzieć (co nie znaczy że nie można zbliżonych postanowień wprowadzić do innych umów). Podobnie jest w przypadku ponoszenia przez najemcę kosztów usunięcia usterek, gdzie ustawa o ochronie praw lokatorów szczegółowo reguluje zwykłą umowę najmu (przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym warto te kwestie doprecyzować). W tym zakresie można też zwykłą umowę najmu doprecyzować, żeby była bardziej korzystna dla najemcy (np. ograniczyć obowiązki najemcy wynikające z ustawy o ochronie praw lokatorów). 

Jeśli zależy Ci na tym, żeby właściciel nie mógł łatwo wypowiedzieć umowy, wybierz zwykłą umowę najmu na czas nieoznaczony. Jeśli z kolei zależy Ci na krótszym najmie (np. rocznym) możesz wybrać zarówno zwykłą umowę najmu na czas oznaczony, jak i umowę najmu okazjonalnego. Warto zastrzec w niej wówczas konkretne przypadki, w których będziesz mógł ją wcześniej wypowiedzieć (np. w razie skreślenia z listy studentów, utraty pracy albo przeprowadzki do innego miasta).

---

[1]Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 725).

[2]Zgodnie z art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego

[3]Tak: Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 17 maja 2017 r., sygn. akt I ACa 336/16 i Uchwała Sądu Najwyższego z 7 czerwca 2006 r., sygn. akt III CZP 30/06

[4]Art. 11 ust. 2 pkt 1-3 w zw. z art. 19e ustawy o ochronie praw lokatorów

[5]Art. 11 ust. 2 pkt 1-3 w zw. z art. 19j ustawy o ochronie praw lokatorów