Zebranie wspólnoty mieszkaniowej. Jak prawidłowo przeprowadzić zebranie wspólnoty
Koniec zimy to zwyczajowy i wymagany przepisami okres zebrań rocznych we wspólnotach mieszkaniowych. Wychodząc naprzeciw, w dzisiejszym wpisie wyjaśniam jak przeprowadzić zebranie wspólnoty, jak prawidłowo zawiadomić o terminie oraz podjąć niezbędne uchwały.
Spis treści
- Czy zebranie wspólnoty mieszkaniowej jest obowiązkowe?
- Zebranie roczne, a zebranie doraźne
- Kto może zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
- Jak prawidłowo zawiadomić o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej?
- Jak przebiega zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
- Zebranie roczne wspólnoty mieszkaniowej – elementy
- W czym mogę Ci pomóc?
- Dodatkowe pytania i odpowiedzi:
Powiązane wpisy na blogu
- Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej. Jak wspólnota podejmuje decyzje?
- Zaskarżenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej. Kiedy sąd uchyli uchwałę?
- Zmiana zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej
- Epicki flip. Kiedy wspólnota mieszkaniowa może zlicytować mieszkanie?
Czy zebranie wspólnoty mieszkaniowej jest obowiązkowe?
O sposobach przeprowadzenia zebrania wspólnoty mieszkaniowej informuje nas ustawa o własności lokali[1]. Wynika z niej, że obowiązkowe jest przeprowadzenie zebrania w pierwszym kwartale danego roku oraz, że powinno być zwołane przynajmniej raz w roku. Potocznie mówi się tutaj o tzw. „zebraniu rocznym”.
Zebranie roczne, a zebranie doraźne
Oprócz zebrań rocznych, wspólnota może przeprowadzać również zebrania doraźne. W trakcie roku mogą pojawiać się kwestie wymagające dokładnego omówienia jak np. nagłe remonty, usterki, zmiany w regulaminie porządku domowego, spory sądowe czy kwestie zmian w nieruchomości wspólnej. Jest to również dobra okazja dla mieszkańców aby uzyskać informacje w sprawie istotnych dla wspólnoty kwestii.
Kto może zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
Zebranie roczne zwołuje z własnej inicjatywy zarząd wspólnoty lub zarządca (jest to ich obowiązek).
Oprócz tego, z inicjatywą zwołania zebrania mogą wystąpić również właściciele lokali. Wystarczy, że będą dysponować co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Wniosek o zwołanie zebrania powinien być podpisany przez właścicieli mieszkań i dostarczony zarządowi lub zarządcy. Jeśli podpisze się pod nim ww. minimalna liczba mieszkańców, wniosek jest wiążący dla zarządcy co oznacza, że musi zwołać zebranie.
Przykład 1
Wspólnota planuje wprowadzić zmiany w regulaminie korzystania ze wspólnego parkingu. Lokatorzy otrzymali od zarządu szczegółową informację o przyczynach zmian wraz z projektem uchwały, która ma być głosowana w trybie obiegowym (poza zebraniem). Kilku lokatorów wystąpiło z wnioskiem o zwołanie zebrania, ponieważ nowy regulamin ograniczał ilość miejsc parkingowych do jednego na lokal mieszkalny. Z wnioskiem wystąpiło trzech mieszkańców dysponujących jedynie 5 % udziałów w nieruchomości wspólnej, więc zarząd mógł odmówić przeprowadzenia zebrania.
Przykład 2
Jeśli w przykładzie 1 z wnioskiem o zwołanie zebrania wystąpiłaby większa liczba mieszkańców, zarząd byłby nim związany. Ustawa o własności lokali[2] mówi o minimalnej liczbie udziałów, więc wniosek muszą poprzeć właściciele z przynajmniej 10% udziałami w nieruchomości wspólnoty.
Warto wiedzieć, że zarząd lub zarządca może zwołać w każdym czasie zebranie doraźne bez względu na liczbę wnioskujących mieszkańców. Jest to jednak jego uprawnienie, a nie obowiązek.
O tym kiedy we wspólnocie działa zarząd, a kiedy zarządca przeczytasz więcej w tym wpisie
Czy zebranie wspólnoty może zwołać właściciel lokalu?
Istnieją dwa wyjątki, kiedy zebranie wspólnoty mogą zwołać sami mieszkańcy.
Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy zarząd lub zarządca nie zwoła zebrania rocznego w pierwszym kwartale danego roku. Wtedy zgodnie z art. 30 ust. 1a ustawy o własności lokali:
„zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli”.
Zdarzają się jednak sytuacje, gdy zarządca pomimo obowiązku nie zwołuje też zebrania doraźnego. Widać to szczególnie w nowych budynkach, gdy wspólnota chce odwołać zarządcę wskazanego przez dewelopera. Sądy rozpatrujące takie spory wskazują, że wprawdzie zwołanie zebrania przez samych mieszkańców narusza ustawę, ale podjęte uchwały mogą być mimo tego ważne. Zwracają przy tym uwagę, że kluczowa jest bardziej wola wspólnoty niż błędy proceduralne.
Przykład 3
Sąd Apelacyjny w Warszawie[3] rozpatrywał sprawę, w której zarządca nie zwołał zebrania, pomimo wniosku złożonego przez wymaganą minimalną liczbę mieszkańców.
Lokatorzy zwołali więc zebranie samodzielnie, wrzucili informację o terminie do skrzynek pocztowych oraz umieścili ją na tablicy ogłoszeń. Podjęte na zebraniu uchwały o odwołaniu zarządcy i powołaniu nowego zarządu wspólnoty były skuteczne.
Jak prawidłowo zawiadomić o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej?
Żeby doszło do zebrania muszą być najpierw spełnione pewne wymogi formalne.
Przede wszystkim ustawa wymaga zawiadomienia na piśmie każdego właściciela mieszkania najpóźniej na tydzień przed terminem zebrania.
Poza tym[4]
„W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.”
Sformułowanie „na piśmie” nie oznacza, że na zawiadomieniu muszą złożyć podpis członkowie zarządu lub zarządca. Takie zawiadomienie może być doręczone osobiście lub przekazane w taki sposób, żeby mieszkaniec mógł się z nim zapoznać. Orzecznictwo sądowe podchodzi dosyć liberalnie do kwestii „pisemności” zawiadomienia.
Dopuszczalne jest:
- przesłanie informacji o zebraniu listem poleconym lub kurierem,
- umieszczenie informacji w skrzynce pocztowej,
- zawiadomienie potwierdzone podpisem mieszkańca na liście zawierającej informację o terminie,
- umieszczenie informacji na ogólnodostępnej tablicy ogłoszeń,
- przesłanie informacji pocztą elektroniczną (warunek – mieszkaniec musi wyrazić na to wcześniej zgodę na piśmie).
Należy podejść jednak ostrożnie do umieszczenia informacji o zebraniu tylko na tablicy ogłoszeń. Taki sposób bywa bowiem nieskuteczny, a sądy go podważają. Szczególnie widać to w przypadku, gdy właściciel lokalu nie mieszka w budynku wspólnoty. W tej sytuacji sugeruję przesłać informację o zebraniu listem poleconym lub kurierem (ewentualnie za pisemną zgodą lokatora emailem).
Czy nieprawidłowe zawiadomienie jest podstawą do uchylenia uchwały wspólnoty?
W informacjach o zebraniach wspólnot często pojawiają się błędy. Polegają one na wadliwym lub zbyt późnym doręczaniu. Poniżej wyjaśniam na kilku przykładach jaki ma to wpływ na ważność uchwał wspólnot.
Przykład 4 Za późne zawiadomienie
Wspólnota mieszkaniowa pozostała bez zarządu, ponieważ jej ostatni członek zrezygnował z funkcji. Jeden z mieszkańców zwołał zebranie wspólnoty, przesyłając wszystkim lokatorom informację listem poleconym. Mieszkaniec, który nie odebrał listu twierdził, że przesyłka została wysłana zbyt późno, bo na 9 dni przed zebraniem. Sąd[5] rozpatrujący tę sprawę stwierdził, że nie miało to wpływu na ważność zebrania.
Wniosek – to adresat pisma powinien udowodnić, że nie miał możliwości zapoznania się z zawiadomieniem.
Przykład 5 Uchwała nieobjęta porządkiem obrad
Wspólnota mieszkaniowa na zebraniu odwołała zarząd. Odwołanie nie było jednak uwzględnione w przekazanym lokatorom porządku obrad. Sąd[6] rozpatrujący sprawę uznał, że wspólnota nie jest związana porządkiem obrad. Co więcej może podejmować na zebraniu uchwały wykraczające poza jego zakres, a nawet zmieniać przekazane wcześniej projekty uchwał.
Wniosek – podjęcie uchwały spoza porządku obrad nie jest błędem, ponieważ wspólnota nie jest nim związana
Przykład 6 Nieprawidłowe zawiadomienie (uchylenie uchwały)
W innej sprawie wspólnota mieszkaniowa umieściła informację o zebraniu w skrzynkach pocztowych raz wywiesiła ją na tablicy informacyjnej. Sąd[7] uchylił podjęte na tym zebraniu uchwały, ponieważ uznał zawiadomienie za wadliwe. Mieszkańcy, którzy odwołali się do sądu nie mieszkali w budynku wspólnoty. Nie mogli się więc realnie zapoznać z informacją o terminie.
Wniosek – właściciel, który nie mieszka w budynku powinien dostać informację o zebraniu w taki sposób, żeby faktycznie mógł się z nią zapoznać.
Jak przebiega zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
Ustawa nie określa jak powinno przebiegać zebranie. Powszechna praktyka polega na wyznaczeniu przewodniczącego, wyborze osób zliczających głosy (komisji skrutacyjnej) oraz spisaniu protokołu z zebrania.
Kto może brać udział w zebraniu wspólnoty?
Przede wszystkim właściciele lokali. Jeśli lokal ma kilku współwłaścicieli, każdy z nich może wziąć udział w zebraniu i oddać głos. Klasycznym przykładem jest hala garażowa, gdzie zazwyczaj jest wielu współwłaścicieli miejsc postojowych.
W zebraniu może brać również udział pełnomocnik właściciela.
Szczególna sytuacja dotyczy inwestycji deweloperskich, gdzie nowi lokatorzy mają prawo brać udział w zebraniu oraz zagłosować. Często nie dysponują jeszcze wpisem w księdze wieczystej. Głos takiego mieszkańca jest skuteczny, pod warunkiem uzyskania takiego wpisu[8].
Otwarcie zebrania, wybór przewodniczącego i powołanie komisji skrutacyjnej
Zebranie powinien otworzyć zarząd lub konkretny lokator, który wnioskował o jego przeprowadzenie. Następnie wybiera się przewodniczącego zebrania spośród mieszkańców, zarządu lub administratora budynku.
Po wyborze, przewodniczący sprawdza osoby uprawnione do głosowania na podstawie listy obecności. W miarę potrzeby lokatorzy mogą wybrać również osoby, które zliczą głosy (komisję skrutacyjną).
Podjęcie uchwał, sporządzenie protokołu i zamkniecie zebrania
Często w trakcie zebrania nie ma wystarczającej liczby mieszkańców do przeprowadzenia głosowania. W takiej sytuacji zarząd lub zarządca powinni „dobrać” głosy od innych lokatorów po zebraniu. Ten sposób nazywa się trybem mieszanym, gdyż mieszkańcy obecni na zebraniu głosują bezpośrednio, a pozostali mogą oddać głos indywidualnie.
Mimo braku takiego obowiązku warto sporządzić protokół z zebrania. Powinien on zawierać informację o głosowaniu, przeprowadzonej dyskusji, ewentualnych wnioskach oraz o późniejszym „dobraniu” głosów od nieobecnych osób (już po zebraniu).
Więcej na temat głosowania we wspólnocie znajdziesz w tym wpisie na blogu.
Zebranie roczne wspólnoty mieszkaniowej – elementy
W każdej wspólnocie należy przeprowadzić zebranie roczne w pierwszym kwartale danego roku. Powinno się na nim omówić wszystkie istotne dla wspólnoty sprawy, takie jak finanse, zaległości lokatorów, planowane remonty, ocenić działalność zarządu i administratora oraz zdecydować o aktualizacji opłat (tj. kosztów zarządzania, wspólnych mediów i funduszu remontowego).
Jakie uchwały muszą być podjęte na zebraniu wspólnoty?
Ustawa wymaga podjęcia na zebraniu rocznym kilku uchwał dotyczących:
- uchwalenia rocznego planu gospodarczego i opłat na pokrycie kosztów (m.in. za wywóz nieczystości, wspólnych mediów, wynagrodzenia administratora budynku czy dozorcy);
- oceny pracy zarządu lub zarządcy,
- sprawozdania zarządu i podjęcia uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.
Mieszkańcy mają również prawo zadawać dodatkowe pytania zarządowi lub zarządcy budynku.
W czym mogę Ci pomóc?
Inwestycje deweloperskie
- Chcesz zmienić zarządcę wyznaczonego przez dewelopera?
- Jesteś zarządcą nieruchomości i planujesz przejąć nowy budynek?
- Masz problem z przejęciem dokumentacji od odwołanego zarządcy?
- Chcesz pozwać dewelopera za wady w budynku lub lokalu?
- Deweloper żąda od Ciebie zaległych opłat za media?
Wspólnoty mieszkaniowe
- Potrzebujesz poznać swoje uprawnienia jako właściciel budynku lub członek zarządu wspólnoty?
- Planujesz remont, zmiany w budynku lub korzystaniu z nieruchomości?
- Potrzebujesz umowy remontowej, pełnomocnictwa lub uchwały dla wspólnoty?
Lokatorzy
- Chcesz podjąć działalność gospodarczą w lokalu?
- Planujesz sprzedaż alkoholu w lokalu użytkowym?
- Chcesz zaskarżyć uchwałę wspólnoty?
- Wspólnota ustaliła zbyt wysokie opłaty?
- Wspólnota nie przeprowadza koniecznych remontów?
Dodatkowe pytania i odpowiedzi:
Czy zebranie wspólnoty musi być protokołowane?
Nie ma takiego wymogu, ale zalecam sporządzenie protokołu z każdego zebrania. Szczególnie istotne jest to w przypadku zebrania rocznego (wyjaśniam to wyżej).
Kto podpisuje protokół z zebrania wspólnoty?
Nie ma prawnej reguły – protokół powinien podpisać przede wszystkim protokolant. Jeśli takiej osoby nie wybrano, może to zrobić również administrator lub członek zarządu wspólnoty jako przewodniczący.
Co grozi za brak zebrania?
Gdy zarząd nie przeprowadzi zebrania rocznego w pierwszym kwartale, może je zwołać każdy z mieszkańców. Nie ma jednak dodatkowej sankcji, czy kary dla zarządu, który tego nie zrobi.
Czy wspólnota mieszkaniowa może podejmować uchwały z pominięciem zebrania?
Ustawa przewiduje trzy możliwości głosowania we wspólnocie – na zebraniu, w trybie indywidualnym (zbieranie głosów poza zebraniem) lub w trybie mieszanym (częściowo na zebraniu i trybie indywidualnym). Nie ma więc przeszkód, żeby przeprowadzić głosowanie wyłącznie w trybie indywidualnym. Małe zastrzeżenie – kilka uchwał powinno być podjętych na zebraniu rocznym (wyjaśniam to wyżej).
Czy można brać udział w zebraniu wspólnoty przez pełnomocnika?
Właściciel lub współwłaściciel lokalu może wyznaczyć pełnomocnika do udziału w zebraniu i oddania głosu. Jeśli na zebraniu wspólnoty mają być głosowane uchwały w sprawach istotnych (tj. przekraczających zakres zwykłego zarządu[9]) pełnomocnictwo powinno wskazywać termin zebrania oraz porządek obrad[10].
[1]Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2021 r. poz. 1048).
[2]Art. 31 lit. b
[3]Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 23 czerwca 2015 r., sygn. akt VI ACa 1157/14
[4]Mówi o tym art. 32 ust. 2 ustawy o własności lokali
[5]Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 20 stycznia 2015 r., sygn. akt I ACa 707/14
[6]Wyrok Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2007 r., sygn. akt II CSK 370/06
[7]Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 5 listopada 2015 r., sygn. akt I ACa 1004/15
[8]Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 2 października 2007 r., sygn. akt I ACa 756/07
[9]Ustawa o własności lokali wymienia je w art. 22 ust. 3
[10]Potwierdza to Wyrok Sądu Najwyższego z 15 października 2002 r., sygn. akt II CKN 1479/00