Rozliczenie kaucji z najemcą. Wyjaśniam na przykładach jak korzystać z kaucji

W ubiegłym roku na blogu pojawił się wpis opisujący jak działa kaucja przy umowie najmu i kiedy można z niej skorzystać. W dzisiejszym tekście wyjaśniam na praktycznych przykładach rozliczenie kaucji. Dowiesz się z niego jak prawidłowo potrącić kaucję oraz kiedy i w jakiej wysokości należy ją zwrócić najemcy.

Spis treści

1. Czym jest kaucja i co zabezpiecza
2. Rozliczenie kaucji – termin
3. Jak prawidłowo potrącić należności z kaucji?
4. Jak długo można żądać zwrotu kaucji – przedawnienie
5. W jakiej wysokości zwrócić kaucję najemcy – waloryzacja
6. Rozliczenie kaucji na przykładach
   1. Przykład 1 – zużyte sprzęty, a rozliczenie kaucji
   2. Przykład 2  – jak dokumentować szkody przy rozliczeniu kaucji
   3. Przykład 3 – rozliczenie kaucji, gdy lokator nie chce opuścić mieszkania
   4. Przykład 4 – potrącenie z kaucji w czasie trwania najmu
   5. Przykład 5 – rozliczenie kaucji po sprzedaży mieszkania
7. W czym mogę Ci pomóc

Powiązane wpisy na blogu

• Kaucja  w umowie najmu. Co można z niej pokryć oraz zasady wpłaty i zwrotu kaucji
• Kto i w jaki sposób ponosi koszty napraw w wynajętym mieszkaniu?
• Najem mieszkania – jaką umowę wybrać?
• Najemca nie płaci czynszu – co robić?

Czym jest kaucja i co zabezpiecza?

Kaucja to kwota, która zabezpiecza należności przysługujące wynajmującemu od najemcy. Chodzi tutaj nie tylko o czynsz najmu, ale również niezapłacone rachunki za prąd, gaz oraz koszty usunięcia zniszczeń. Najemca ma obowiązek nie tylko płacić czynsz, ale też dokonywać drobnych remontów w lokalu (np. odmalować ściany, wymienić baterie łazienkowe, itp.). Jeśli tego nie zrobi, wynajmujący może pokryć z kaucji zarówno koszty tych remontów, jak i zaległych opłat.  

O tym jakie koszty ponosi najemca i właściciel przeczytasz w tym wpisie na blogu.

Rozliczenie kaucji – termin

Ustawa¹ mówi, że

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.

Kaucję powinieneś zwrócić najemcy w terminie miesiąca od dnia zdania lokalu. Dotyczy to każdej umowy najmu – zarówno zwykłej, jak i najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego. Z wyjątkiem najmu instytucjonalnego, nie możesz korzystać z kaucji w czasie trwania umowy.

Jak prawidłowo potrącić należności z kaucji?

Zacytuję tu jedno z orzeczeń Sądu Najwyższego², który wskazał że:

od chwili wpłacenia kaucji pieniężnej najemcę i wynajmującego łączy dodatkowy – obok stosunku najmu – stosunek zobowiązaniowy, z którego dla najemcy wynika wierzytelność pieniężna o zwrot przedmiotu kaucji, przy czym zakres tej wierzytelności pozostaje uzależniony od tego, czy istniały postawy do dokonania potrącenia należności wynajmującego objętych porozumieniem kaucyjnym.

Oznacza to, że najemca ma prawo żądać zwrotu całej kaucji, jeśli nie potrącisz mu (jako wynajmujący) żadnych należności. Aby potrącić z kaucji musisz wyszczególnić najemcy ile jest Ci winien i z jakiego tytułu. Nie wystarczy ogólne wskazanie kwoty.

Zasady potrącania reguluje Kodeks cywilny w art. 499³, ale strony mogą je zmienić w umowie⁴. Przed potrąceniem sprawdź najpierw czy umowa najmu nie zawiera ograniczeń oraz dodatkowych warunków dotyczących rozliczenia kaucji. Jeśli nie znajdziesz tego w umowie zastosuj ogólne zasady rozliczenia kaucji opisane niżej.

Sposób potrącenia idealnie opisał jeden z sądów⁵:

Oświadczenie o potrąceniu wierzytelności może nastąpić w dowolnej formie i nie jest konieczne wyraźne stwierdzenie, że dłużnik potrąca swoją wierzytelność z wierzytelnością drugiej strony. Tak więc może ono nastąpić w sposób dorozumiany, a więc w każdy sposób, który dostatecznie ujawnia treść oświadczenia. Do oświadczeń o potrąceniu ma bowiem pełne zastosowanie art. 60 k.c.

Należność z kaucji możesz zatem potrącić w formie mailowej, pisemnej czy wpisując to wprost w protokole zdania lokalu. Wskaż  wyraźnie ile najemca jest Ci winien i z czego wynika ta kwota (może to być np. zaległa faktura za prąd, koszt naprawy pralki lub odmalowania mieszkania). Forma ustna potrącenia jest również dopuszczalna, ale nie zalecam jej stosować. W razie wątpliwości trudno będzie udowodnić za co potrąciłeś przysługujące Ci należności.

Jak długo można żądać zwrotu kaucji – przedawnienie

Wynajmujący powinien rozliczyć kaucję w terminie miesiąca od zdania lokalu przez najemcę. Zdarzają się jednak sytuacje, w których właściciele nie dochowują tego terminu lub naliczają należności, których najemcy nie powinni płacić. W takiej sytuacji najemca ma 6 lat na żądanie zwrotu kaucji⁶. Termin kończy się w ostatnim dniu roku. Przykładowo, nierozliczona kaucja z 1 lipca 2020 r. przedawni się 31 grudnia 2026 r. (tj. po 6 i pół roku). Po tym terminie wynajmujący może odmówić zwrotu.

Jest jednak wyjątek dotyczący wynajmu lokalu na potrzeby prowadzenia firmy (np. zarządzającej najmem krótkoterminowym). Taki najemca ma tylko trzy lata na żądanie zwrotu kaucji⁷.

W jakiej wysokości zwrócić kaucję najemcy – waloryzacja

Kaucja podlega tzw. waloryzacji. Podwyżka czynszu w czasie umowy oznacza, że zwiększa się automatycznie wysokość kaucji do zwrotu najemcy. Najemca może żądać wtedy zwrotu wyższej kwoty, niż ta którą wpłacił.

Wyjaśniam to na przykładzie w tym wpisie na blogu.

Rozliczenie kaucji na przykładach

Poniżej wyjaśniam na kilku przykładach jak prawidłowo rozliczyć kaucję z najemcą.

Przykład 1 – zużyte sprzęty, a rozliczenie kaucji

Czteroosobowa rodzina wynajmowała mieszkanie przez sześć lat. Najemcy byli pierwszymi użytkownikami lokalu, który został świeżo wybudowany przez dewelopera. Przy zdaniu lokalu właściciel potrącił z kaucji koszt wymiany baterii łazienkowych i kuchennych oraz umywalki i zlewu.

Generalnie najemcy mają obowiązek naprawiać i konserwować sprzęty i urządzenia w lokalu.  W art. 6b ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie praw lokatorów wymieniona jest lista urządzeń, które najemca musi również wymienić, gdy ulegną one zużyciu. Należą do nich m.in. wanny, brodziki, misy klozetowe, zlewozmywaki i umywalki wraz z syfonami i bateriami. Dlatego w naszym przykładzie właściciel mógł potrącić z kaucji koszt wymiany, tym bardziej że były to nowe urządzenia.

Przykład 2  – jak dokumentować szkody przy rozliczeniu kaucji

Pies najemcy uszkodził kanapę i fotel w lokalu. Właściciel odbierając lokal zauważył również pękniętą glazurę w łazience. Najemca nie chciał podpisać protokołu zdania lokalu z wpisanym uszkodzeniem w łazience. Jego zdaniem uszkodzenie glazury było w mieszkaniu od wprowadzenia.

Obowiązkiem najemcy jest pokrycie uszkodzeń w lokalu. Najemca nie podważał, że jego pies uszkodził meble (można to też stosunkowo łatwo udowodnić). Nie wiadomo jednak kto ma rację co do szkód w łazience. Pomocny w takiej sytuacji jest protokół wydania mieszkania, który zgodnie z art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów „stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu”. W interesie obu stron jest dokładne opisanie stanu lokalu w chwili przekazania go najemcy. Do protokołu można też załączyć zdjęcia lub film, obrazujące stan mieszkania. Właściciel może potrącić z kaucji koszt wymiany mebli. Pokrycie z kaucji naprawy glazury zależy od tego czy udowodni, że kafelki uszkodził najemca.

Przykład 3 – rozliczenie kaucji, gdy lokator nie chce opuścić mieszkania

Najemca wyprowadził się z lokalu 3 miesiące po zakończeniu umowy. Właściciel przy zdaniu lokalu nie zwrócił najemcy kaucji i pokrył z nich czynsz za trzy dodatkowe miesiące korzystania z mieszkania. Najemca twierdzi, że nie miał już umowy, więc nie musi płacić za ten okres.

Taką sytuację reguluje art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie praw lokatorów. Były najemca po zakończeniu umowy musi płacić właścicielowi tzw. odszkodowanie za bezumowne korzystanie z lokalu. Co więcej, właściciel może żądać wtedy zapłaty realnej stawki rynkowej, która może być wyższa niż opłaty wynikające z umowy najmu (np. wtedy, gdy czynsz nie był przez wiele lat podnoszony).   

Przykład 4 – potrącenie z kaucji w czasie trwania najmu

Najemca nie zapłacił jednej z faktur za prąd. Właściciel pobrał tę należność z kaucji i wezwał najemcę do jej uzupełnienia.

Z kaucji właściciel może skorzystać dopiero w dniu zdania lokalu. Przy najmie zwykłym i okazjonalnym nie można korzystać z kaucji w trakcie trwania umowy. Jedyny wyjątek dotyczy najmu instytucjonalnego, który jest przeznaczony dla firm wynajmujących lokale.

Przykład 5 – rozliczenie kaucji po sprzedaży mieszkania

Właściciel podpisał z najemcą umowę najmu okazjonalnego na okres dwóch lat. Po upływie
8 miesięcy sprzedał mieszkanie. Najemca wezwał poprzedniego właściciela do zwrotu całej kaucji.

W chwili sprzedaży lokalu nowy właściciel staje się stroną trwającej umowy najmu (zgodnie z art. 678 § 1 Kodeksu cywilnego). Nie przechodzi jednak na niego wpłacona uprzednio kaucja. Najemca może żądać wtedy zwrotu całej kwoty od poprzedniego właściciela. Przy takiej transakcji wszystkie strony – poprzedni właściciel, najemca i kupujący mieszkanie mogą jednak uzgodnić, że nabywca lokalu przejmuje kaucję.

Dlaczego tak to działa wyjaśniam w tym wpisie na blogu.

W czym mogę Ci pomóc?

• Jesteś właścicielem mieszkania i chcesz pobrać od najemcy kaucję, ale masz pytania?
• Nie wiesz jak wpisać do umowy najmu kwestie dotyczące kaucji?
• Nie wiesz jak rozliczyć kaucję z najemcą?
• Najemca żąda od Ciebie zwrotu kaucji?  
• Właściciel nie chce Ci zwrócić kaucji?
• Lub może wynajmujesz mieszkanie, a najemca nie płaci lub nie chce się wyprowadzić?

Skontaktuj się ze mną. Ustalę szczegóły i zaproponuję możliwe rozwiązania. Przygotuję też niezbędne dokumenty – umowę najmu, protokół wydania lub zdania lokalu albo wezwanie do zapłaty czy ugodę. W razie potrzeby złożę pozew i będę Cię reprezentował w sądzie w sprawie o zapłatę lub o eksmisję.

1. Art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 725). Przy najmie okazjonalnym spójrz na art. 19a ust. 5, a instytucjonalnym na art. 19f ust. 6. ↩︎
2. Uchwała Sądu Najwyższego z 26 września 2002 r., III CZP 58/02 ↩︎
3. Potrącenia dokonywa się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe ↩︎
4. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1965 r., I CR 471/64 ↩︎
5. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 29 grudnia 2005 r., I ACa 556/05 ↩︎
6. Potwierdził to m.in. Wyrok Sądu Rejonowego dla Warszawy-Śródmieścia w Warszawie z 20 maja 2022 r., VI C 837/21 ↩︎
7. Potwierdza to m.in. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 18 sierpnia 2020 r., I ACa 425/20 ↩︎